no importa en qué industria se encuentre, la única constante a lo largo del ciclo de vida de un proyecto es el papeleo. Siempre hay un montón de papeleo para crear, han aprobado, archivo y finalmente archivar. Todos esos documentos son importantes, pero la Declaración de trabajo (SoW) es fácilmente uno de los más importantes porque se hace al comienzo de un proyecto y describe todo lo que necesita para entrar en su proyecto.,

El uso de herramientas efectivas de planificación de proyectos y una declaración de trabajo exhaustiva y bien escrita lo preparará para liderar con éxito un proyecto sobre la línea de meta según lo programado y dentro del presupuesto.

¿Qué es una declaración de trabajo?

El SoW es el documento que captura y define todos los aspectos de su proyecto. Usted anotará las actividades, entregables y el calendario para el proyecto. Es un documento extremadamente detallado, ya que sentará las bases para el plan del proyecto.,

es uno de los primeros documentos que creará para diseñar todo el paisaje del proyecto antes de planificar y ejecutar. Debido a la gran cantidad de detalles requeridos, la perspectiva de escribir uno puede ser desalentadora. Por lo tanto, vamos a dividirlo en partes más digeribles. Puede descargar nuestra plantilla de declaración de trabajo gratuita para obtener ayuda adicional.

¿qué constituye una declaración de trabajo?

Hay tantas partes en una declaración de trabajo como en un proyecto. Si comienzas enfocándote en las partes, puedes trabajar hasta el todo., Para una comprensión completa de una cerda, primero tenga en cuenta los aspectos principales del proyecto que aborda.

Intro

comience explicando qué trabajo se está haciendo. Además, ¿quién participa en el proyecto? Declaren estas partes. Esto conducirá a una oferta permanente, que consolida los precios de los productos o servicios comprados para el proyecto, y un contrato más formal que entra en mayor detalle.

¿Cuál Es el Propósito del Proyecto?

comience con la gran pregunta: ¿por qué está iniciando este proyecto? ¿Cuál es el propósito de hacer el proyecto?, Cree una declaración de propósito para iniciar esta sección y proporcione una respuesta completa a estas preguntas, como cuáles son los entregables, los objetivos y el retorno de la inversión.

alcance del trabajo

¿Qué trabajo se debe hacer en el proyecto? Obsérvalo en el ámbito de trabajo, incluyendo qué hardware y software serán necesarios. ¿Cuál es el proceso que usarás para completar el trabajo? Esto incluye los resultados, el tiempo involucrado e incluso los pasos generales que tomará para lograrlo.

¿dónde se realizará el trabajo?

el equipo que emplees tendrá que trabajar en algún lugar., El proyecto podría ser específico del sitio, en una instalación central o algunos, si no todos, los miembros del equipo podrían trabajar de forma remota. De cualquier manera, aquí es donde desea detallar eso y donde se ubicarán el equipo y el software utilizado.

tareas

tome los pasos generales descritos en el alcance del trabajo y divídalos en tareas más detalladas. Sea específico y no deje de lado ninguna acción que se requiere del proyecto para producir sus entregables. Si lo desea, divida las tareas en hitos o fases. Una plantilla de estructura de desglose de trabajo puede ayudar.,

relacionado: Guía de estructura de desglose del trabajo (WBS)

hitos

definir la cantidad de tiempo que está programado para completar el proyecto, desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización propuesta. Detalle las horas facturables por semana y mes, y cualquier otra cosa relacionada con la programación del proyecto. Una vez más, la especificidad cuenta. Por ejemplo, si hay una cantidad máxima de horas facturables para proveedores y/o contratos, anótelo aquí.

Entregables

¿cuáles son los entregables del proyecto? Enumerarlos y explicar lo que es debido y cuando es debido., Descríbalos en detalle, como Cantidad, tamaño, color y lo que sea relevante.

Schedule

incluya una lista detallada de cuándo se deben realizar los entregables, comenzando con qué proveedor se seleccionará para lograr este objetivo, el inicio, Cuál es el período de rendimiento, la etapa de revisión, desarrollo, implementación, pruebas, cierre del proyecto, etc.

al construir su horario, ayuda a utilizar un software de gestión de proyectos., Puede ser inmensamente útil para organizar sus tareas y recursos, ya que es fundamental hacer un cronograma preciso en esta etapa del proyecto. Vea el video a continuación para obtener más información sobre cómo el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a hacer un cronograma, y luego apéguese a él para que pueda administrar un proyecto exitoso.

estándares y pruebas

si hay algún estándar de la industria que deba cumplirse, liste estos aquí. Además, si habrá pruebas del producto, enumere quién participará en este Proceso, qué equipo se necesita y otros recursos.,

definir éxito

tenga en cuenta lo que el patrocinador y / o las partes interesadas esperan como una finalización exitosa del proyecto.

requisitos

enumere cualquier otro equipo que se necesite para completar el proyecto y si se requiere un título o certificación necesarios de los miembros del equipo. Además, tenga en cuenta si habrá viajes u otros requisitos del proyecto que no estén cubiertos.

pagos

si se ha creado el presupuesto, puede enumerar los pagos relacionados con el proyecto y cómo se entregarán, por adelantado, a lo largo del tiempo o después de la finalización., Por ejemplo, puede pagar después de completar un hito o en un horario fijo, lo que sea más viable financieramente.

Other

habrá otras partes del proyecto que no se adapten a las categorías anteriores, y este es el lugar donde se pueden agregar para que todo esté cubierto. Por ejemplo, ¿hay problemas de seguridad, restricciones en torno al hardware o software, pago de viajes, soporte post-proyecto, etc.?

cierre

esto determinará cómo se aceptarán los entregables y quién los entregará, revisará y aprobará., Además, se ocupa de las tareas de administración finales, asegurándose de que todo esté firmado, cerrado y archivado.

¿de qué sirve una declaración de trabajo?

como se ha señalado, la declaración de trabajo es una descripción detallada del proyecto en todas sus dimensiones. También es una forma de compartir lo que implica el proyecto con aquellos que están trabajando en el proyecto, ya sea que estén colaborando o estén contratados para trabajar en el proyecto. Esto incluye a los proveedores y contratistas que están licitando para trabajar en el proyecto.,

también es útil para el líder del proyecto, ya que proporciona una estructura sobre la que se puede construir el plan del proyecto. La declaración de trabajo también ayudará a evitar conflictos en el proyecto. Con detalle y claridad, la SoW ayuda a mantener a todos los involucrados en el proyecto en la misma página y trabaja para dejar la confusión al mínimo.

relacionado: plantilla libre de Declaración de trabajo

diferentes ejemplos de una declaración de trabajo

una cerda se pueden dividir en categorías. Hay tres tipos principales, que se pueden definir básicamente de la siguiente manera.,

  • Diseño / detalle: cuando escribes esto, lo que estás haciendo es transmitir al proveedor cómo quieres que se haga el trabajo. ¿Cuáles son los requisitos del comprador que controlarán el proceso del proveedor? Puede usar una plantilla de recopilación de requisitos para asegurarse de reunirlos todos. Estos requisitos pueden abarcar desde la calidad hasta la medición de materiales. En esta Cerda es el comprador quien se hace responsable de la ejecución, ya que es el que está dirigiendo su curso.,
  • Nivel de esfuerzo / tiempo y materiales / tasa unitaria: esta es una versión casi universal y se puede aplicar a la mayoría de los proyectos. Lo que define es el servicio por hora, así como los materiales necesarios para realizar las tareas. Tiende a encontrar uso en contratos a corto plazo.
  • basado en el rendimiento: esta es la Cerda preferida de los gerentes de proyecto, ya que se centra en el propósito del proyecto, los recursos y el nivel de calidad esperado de los entregables. Sin embargo, no explica cómo se supone que se haga el trabajo., Esto permite una gran autonomía sobre cómo llegar a un resultado sin requerir un proceso específico.

Cómo escribir una declaración de trabajo

Cuando estás escribiendo una declaración de trabajo, puede ser útil usar una plantilla debido a todos los diversos aspectos del proyecto que debe capturar. La mayoría de las plantillas incluirán cosas como un glosario de términos que definen lo que estás haciendo referencia en el SoW. Habrá un lugar para que usted escriba la declaración de propósito, así como la información de la administración.

hay mucha información que describir en la Cerda., Puede crear esto por su cuenta si lo desea, pero cualquier medida para asegurarse de que no se omita nada será útil. Solo tiene una oportunidad de crear este documento, y quiere que se haga bien.

en términos de escribir la propuesta, querrás ser específico. Usted quiere aclarar los términos utilizados para hacerlos universalmente entendidos. Además, defina claramente quién va a hacer qué y en qué momento esas tareas deben completarse. Hacer esto evita la confusión más adelante en el proyecto cuando no puede permitirse ningún error de comunicación o disputas.,

además de escribir claramente, debes incluir elementos visuales en la Cerda. Esto ayudará a enfocar la lente en los diversos aspectos del proyecto. Incluir elementos visuales, ya sean cuadros, gráficos u otras ilustraciones para ayudar a aclarar el proyecto, hará que la Cerda sea más digerible. Recuerde, algunas personas son más alfabetizadas y otras más visuales, mientras que la mayoría son una combinación de los dos. Desea hablar con todos los tipos con este documento.

después de todo el trabajo que has hecho al detallar los detalles del proyecto, no querrás descuidar el paso final y crucial: conseguir que el trabajo se firme., No puede proceder si no tiene la autoridad para hacerlo. O, más exactamente, usted puede, pero podría costarle el éxito del proyecto. Por lo tanto, asegúrese de que aquellos en la Autoridad han firmado la declaración de trabajo. Eso incluye el calendario, los hitos y los entregables. Al tener la Cerda firmada, entonces usted puede entregar en ella. Tienes los límites en los que se puede hacer el trabajo, cómo se hará, la duración de ese trabajo, etc. Si hay una disputa, puedes mostrar el documento firmado para respaldar tus acciones.

gestor de proyectos.,com puede mejorar su declaración de trabajo

ProjectManager.com tiene un conjunto de herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarlo a armar una declaración de trabajo que represente con precisión el próximo proyecto. Para empezar, puedes usar nuestro Gantt para comenzar a enumerar todas las tareas que se te ocurran para el proyecto.

Puede agregar plazos a esas tareas, haciendo un calendario provisional con hitos y fases; incluso puede vincular tareas para crear dependencias para detectar cuellos de botella con anticipación., Cuando se trata del presupuesto, nuestro diagrama de Gantt también le permite asignar costos a las tareas, para que pueda sumar rápidamente el costo planificado para el proyecto, incluso cuánto costará cada fase específica.

como puede ver, el uso de nuestro software de diagrama de Gantt puede recorrer un largo camino para hacer una declaración precisa de trabajo para su proyecto. La precisión significa mucho para las partes interesadas cuando llega el momento de cumplir con el trabajo que ha definido.

relacionado: Guía del diagrama de Gantt

la declaración de trabajo es un documento fundacional de cualquier proyecto., Una vez creado y aprobado, tendrás que crear un plan e implementarlo. Ahí es donde ProjectManager.com entra. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube proporciona datos en tiempo real para ayudarlo a administrar y rastrear su declaración de trabajo. Tómelo para una vuelta de prueba y vea cómo puede ayudarlo con esta prueba gratuita de 30 días.