comprender y revisar el Formulario W-2

Nómina Square genera, archiva y envía por correo el Formulario W-2 a cada uno de sus empleados en enero., Enviaremos el Formulario W-2 a la dirección postal proporcionada por cada uno de sus empleados. Además, estos formularios están disponibles en formato borrador durante todo el año en la pestaña Formularios de impuestos de nómina > de su Panel de Square para darle tiempo para revisar los formularios para verificar su precisión durante todo el año.

aunque Square presenta el Formulario W-2s en su nombre, usted y sus empleados son responsables de confirmar y garantizar que la información en el Formulario W-2s sea precisa. Vea la información de fin de año para preguntas adicionales relacionadas con la preparación para las declaraciones anuales de impuestos de nómina.,

descargue su formulario borrador W-2s

para acceder a su formulario borrador W-2s de 2020 desde el 1 de enero de 2020 hasta el 28 de diciembre de 2020:

1. visite Nómina > formularios de impuestos en su panel Square.

2. Haga clic en el botón Generar borrador W-2s y seleccione el año.

3. haga Clic en Descargar para descargar .archivo zip del borrador del Formulario W-2s.

4. extraiga el Formulario W-2s del descargado .archivo zip (lea a continuación las instrucciones para hacerlo en una computadora Mac o Windows).,

Nota: Nómina Square comenzará a procesar el borrador del Formulario 1099-NEC el 28 de diciembre de 2020.

para acceder a su Formulario W-2 de borrador de 2020 desde el 28 de diciembre de 2020 hasta el 8 de enero de 2021:

1. visite Nómina > formularios de impuestos en su Panel de Square.

2. Haga clic en Descargar en el elemento de línea» declaraciones de salarios e impuestos » para descargar a .archivo zip de su Formulario W-2s.

3. extraiga el Formulario W-2s del descargado .archivo zip (lea a continuación las instrucciones para hacerlo en una computadora Mac o Windows).,

Nota: tiene hasta el 8 de enero de 2021 para hacer cambios en los nombres completos, SSNs y direcciones de sus empleados antes de presentar el Formulario W-2 ante la administración del Seguro Social (SSA).

extrae tu Formulario W-2s de a .archivo zip en un Mac

en la mayoría de las computadoras Mac, encontrará el .archivo zip que contiene sus W-2 en su carpeta de descargas. Para acceder al archivo, puede abrir la carpeta de descargas directamente o buscar en su finder «W2.Postal”. Una vez que localice el .archivo zip, haga doble clic en él. Su computadora extraerá automáticamente los datos de la .,archivo zip, creando una carpeta que contiene copias PDF de sus W-2.

extraiga su Formulario W-2 de a .archivo zip en Windows

los pasos para extraer su .el archivo zip depende de la versión de Windows que esté ejecutando. Para localizar el archivo, busque «W2.zip » o buscar el archivo en la carpeta de descargas de mi ordenador. Siga los enlaces para .instrucciones de extracción zip en ventanas 8 o 10.

verifique los datos de su borrador del Formulario W-2

usted y sus empleados son responsables de garantizar que la información en el Formulario W-2 sea correcta., Los borradores de Formulario W-2 están disponibles todo el año yendo a nómina > formularios de impuestos en su Panel de Square. Tendrá hasta el 8 de enero de 2021 (01/08/2021) para revisar los borradores de formularios para verificar su exactitud antes de que se presenten y envíen por correo. Recomendamos revisar la información del borrador del Formulario W-2s periódicamente durante todo el año. Los cambios en la información de sus empleados, la información comercial y las nóminas procesadas se reflejarán inmediatamente después de volver a descargar el borrador del Formulario W-2.

sabemos que el Formulario W-2 puede ser un poco desalentador de leer., A continuación se muestra información adicional sobre los campos del Formulario W-2 que deben revisarse.

información del empleado

la información del empleado se puede actualizar yendo a nómina > equipo de nómina y haciendo clic en su perfil. Por favor, verifique los siguientes errores comunes:

• nombre completo: verifique si hay nombres mal escritos y evite usar apodos o nombres abreviados, títulos antes o después de un nombre, y cambios de nombre no reportados a la administración del Seguro Social (SSA).

• número de Seguro Social (SSN): verifique si los SSN son incorrectos o están tipificados.,

• dirección de domicilio: asegúrese de que refleje la dirección actual del empleado. El Formulario W-2 se enviará por correo a esta dirección.

También puede obtener más información sobre la verificación de información del Formulario W-2 visitando el sitio web de la SSA.

información comercial

si la información en la nómina>configuración> actualización de Business Infoneeds, contáctenos para obtener asistencia actualizando su dirección de contribuyente. Los cambios en su nombre de contribuyente y números de contribuyente pueden requerir solución de problemas adicional.,

• dirección del contribuyente

• números de impuestos federales o estatales

salarios de los empleados

a medida que continúe procesando la nómina durante todo el año, los salarios se actualizarán en consecuencia en el borrador del Formulario W-2 cuando se envíe / procese la ejecución de pagos, no después de hacer cola en la ejecución., Los salarios reflejados en el borrador del Formulario W-2 son una combinación de:

• carreras regulares

• pagos fuera de ciclo

• Historial de nómina transferido desde un proveedor anterior

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a continuación encontrará información sobre los campos del Formulario W-2:

• casilla a: número de seguro social (SSN) del empleado.

• casilla b: Número de Identificación del empleador (ein).

• casilla c: Nombre del empleador, dirección y código postal.

• casilla E: nombre del empleado.,

• casilla f: dirección postal del empleado.

• recuadro 1: salarios, propinas y otra compensación — total del año calendario de salarios imponibles, propinas y otra compensación pagada al empleado.

• Recuadro 2: impuesto Federal sobre la renta retenido – total del año calendario del impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados.

• recuadro 3: salarios del Seguro Social-salarios totales de los empleados por año calendario sujetos al impuesto del Seguro Social del empleado, sin incluir las propinas del Seguro social.,

• recuadro 4: impuesto del Seguro Social retenido – total del año calendario impuesto del Seguro Social del empleado retenido, incluyendo el impuesto del Seguro social sobre propinas.

• recuadro 5: salarios y propinas de Medicare-salarios y propinas Totales de los empleados por año calendario sujetos a impuestos de Medicare.

• recuadro 6: impuestos de Medicare retenidos-total del año calendario impuesto de Medicare del empleado retenido

• recuadro 7: propinas del Seguro Social-total del año calendario reportadas las propinas del empleado.,

• recuadro 10: beneficios de cuidado de dependientes-beneficios totales de cuidado de dependientes que su empleador le pagó o incurrió en su nombre (incluidos los montos de un plan de la Sección 125 (cafetería)). Cualquier cantidad superior a 5 5,000 también se incluye en el recuadro 1.

• recuadro 11: planes no calificados – Este monto se reporta en el recuadro 1 si se trata de una distribución hecha a usted de un plan de compensación diferida no calificado o no gubernamental de la sección 457(b).

• recuadro 12:

  • D-aplazamientos electivos a un acuerdo en efectivo o diferido de la sección 401(k)., También incluye aplazamientos bajo una cuenta de jubilación SIMPLE que es parte de un acuerdo de la sección 401(k).

  • E-aplazamientos electivos bajo un acuerdo de reducción salarial de la sección 403(b)

  • G—aplazamientos electivos y contribuciones del empleador (incluyendo aplazamientos no electivos) a un plan de compensación diferida de la sección 457(b).

  • W-contribuciones del empleador (incluidas las cantidades que el empleado eligió contribuir usando un plan de la Sección 125 (cafetería)) a su cuenta de ahorros para la salud.

  • contribuciones Roth designadas por AA bajo un plan de la sección 401(k).,

  • contribuciones Roth designadas por BB bajo un plan de la sección 403(b).

  • DD-costo de la cobertura médica patrocinada por el empleador. La cantidad reportada con el código DD no es imponible.

  • contribuciones Roth designadas por EE bajo un plan gubernamental de la sección 457 (b).

• casilla 13: si la casilla» plan de jubilación » está marcada, se pueden aplicar límites especiales a la cantidad de contribuciones IRA tradicionales que puede deducir.

• recuadro 14: otros-los empleadores pueden usar este recuadro para reportar información como los impuestos estatales de seguro por discapacidad retenidos.,

• recuadro 15: Número de Identificación del Empleador del Estado.

• recuadro 16: estado, salarios, propinas, etc. – El total del año calendario de los salarios imponibles del estado, propinas y otras compensaciones pagadas al empleado.

distribuir Formulario W-2

Nómina Square enviará por correo el Formulario W-2 a cada uno de sus empleados antes del 31 de enero de 2021 (31/01/2021). Las instrucciones se incluyen con el formulario.

Nota: no volveremos a enviar el Formulario W-2 si un empleado no lo recibe (debido a una dirección no válida u otras razones).,

• si su empleado tiene una dirección de correo no válida y su empresa tiene una dirección de correo válida, su Formulario W-2 será devuelto a su empresa. Usted es responsable de proporcionarles su copia del Formulario W-2.

• si su empleado tiene una dirección de correo no válida y su empresa tiene una dirección de correo no válida, usted es responsable de descargar el Formulario W-2 y proporcionárselos a sus empleados.

• en el caso de que el Formulario W-2 de su empleado se devuelva a su negocio, asegúrese de que su dirección de contribuyente en Nómina Square sea precisa., Puede ver qué dirección está registrada o actualizar la dirección del contribuyente de su negocio en la sección Información Comercial de su Panel de control de nómina en línea.

• Puede acceder a una copia de su Formulario W-2 en la pestaña de formularios de impuestos de nómina > en el panel Square. Los formularios W-2 no están disponibles en la aplicación Nómina Square.

• Los empleados con cuentas en línea también pueden acceder a una copia de su Formulario W-2 en la pestaña Formularios de impuestos o en la aplicación Square Team.