Si eres una persona de tipo A a la que le gusta tener un lugar para todo y tener todo en su lugar, estarás feliz de asistir a una reunión bien organizada. Si eres una persona de tipo B que tiene un lugar para casi todo y todo está en su lugar, probablemente también te gusten las reuniones bien organizadas. Las reuniones organizadas que tienen reglas bien aplicadas eliminan la confusión de quién habla primero y qué viene después en la agenda., Las reglas de orden de Robert son la forma más común de procedimiento parlamentario para los protocolos de reunión. Tener un sentido del orden pone a todos a gusto para que puedan concentrarse en el trabajo importante que tienen frente a ellos.

a finales de 1800, El General de Brigada del Ejército de los Estados Unidos Henry Martyn Robert se enfrentaba a la tarea de organizar una reunión frente a toda su iglesia. No queriendo defraudar a nadie, el General hizo su debida diligencia en la búsqueda de recursos en la forma adecuada para llevar a cabo una reunión de negocios. Desafortunadamente, después de una búsqueda exhaustiva de un manual sobre el tema de las reuniones, se quedó seco.,

siendo el líder que era, puso su mente en convertirse en la primera autoridad en el procedimiento parlamentario. Usando el conocimiento que aprendió haciendo su investigación sobre las reuniones, se puso a trabajar escribiendo un conjunto de reglas que cualquier grupo u organización podría usar para llevar a cabo una reunión justa y responsable. En 1876, publicó sus escritos bajo el nombre de reglas de orden de Robert. Las reglas de orden de Robert se han revisado varias veces desde entonces, pero actualmente todavía se usa ampliamente a nivel mundial y está en su 11a edición.,

lo que hace que las reglas de orden de Robert sean tan populares es que permite que la minoría tenga una voz mientras la equilibra con los derechos de la mayoría para actuar y tomar decisiones colectivas.

una comprensión básica del Reglamento de Robert

una de las reglas más básicas del procedimiento parlamentario es la notificación previa de una reunión, que se requiere para ciertos tipos de reuniones. El objetivo de la notificación anticipada es asegurar que todos los participantes estén al tanto de cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión, lo que discutirán y el orden en el que discutirán las cosas., Los directores de la junta generalmente votan para aprobar la agenda al comienzo de la reunión; una vez que eso ha sucedido, nada adicional puede ser puesto en la agenda o discutido en la reunión.

la junta tiene la discreción de decidir si permitirá que el público participe abiertamente en la reunión. La mayoría de las juntas optan por imponer un límite de tiempo para que los miembros del público hablen, especialmente cuando la audiencia es grande o uno o más de los temas de la agenda son controvertidos, para evitar que las reuniones se vuelvan demasiado largas o se salgan de control., Si alguna parte de la reunión se sale de control, o la Junta necesita discutir temas de naturaleza sensible o confidencial, pueden optar por ir a una sesión privada, que también se llama una sesión ejecutiva. Cuando las juntas deciden permitir que los miembros del público hablen, es un momento para que los miembros de la Junta escuchen y consideren sus opiniones, pero no es un momento para que los directores de la Junta respondan públicamente o tomen decisiones en el acto.

tramitación de las mociones de la reunión

cada punto del orden del día es un punto oficial de debate. Los directores de la Junta abren una discusión haciendo una moción., Una vez que los directores de la Junta hacen una moción, se considera que está «sobre la mesa», y el presidente de la junta debe manejar la moción de alguna manera.

así como las reuniones tienen reglas y un orden para que las cosas sucedan, las mociones tienen una jerarquía entre ellas y reglas sobre cómo el presidente de la junta debe manejarlas. Los presidentes de la junta deben manejar las mociones de la reunión en el orden apropiado y de acuerdo con las reglas apropiadas. Las juntas pueden debatir algunas mociones y no otras.,

las mociones para levantar la sesión, llamar al recreo, poner un tema sobre la mesa, discutir la pregunta anterior, pedir limitar o extender el debate, y las preguntas de privilegio son todas mociones indiscutibles.

Las juntas pueden tener debates sobre cuándo posponer la reunión, delegar un tema a un comité, enmendar una moción anterior, posponer un tema indefinidamente e introducir una moción principal.

para discutir un punto en la agenda, un director de la junta debe primero hacer una moción diciendo: «Me muevo a…». Un director de la Junta diferente debe secundar la moción para que se produzca la discusión., En el caso de que nadie opte por secundar la moción, el presidente de la junta debe manejar la moción anunciando algo como: «al no escuchar un segundo, la moción se retira.»

mientras alguien secunda una moción, la persona que hizo la moción abre la discusión declarando su opinión sobre ella. El presidente de la Junta facilita la discusión, atrayendo a todos los miembros y perspectivas en la discusión. El paso final es que el presidente de la Junta vuelva a presentar la moción y que la Junta vote sobre ella.,

cuando queda claro que la junta no está lista para tomar una decisión sobre un tema, en lugar de votarlo, el director de la junta podría optar por posponer el tema indefinidamente. Esto da a la junta la opción de abordar el tema en una reunión posterior. Bajo esta circunstancia, un miembro de la Junta hace una moción para posponer un tema y un miembro diferente debe darle un segundo antes de que toda la Junta Vote para posponerlo.

posponer un tema no debe confundirse con presentar un tema, lo que permite a la Junta volver a plantear el tema en un momento posterior de la reunión o en una fecha posterior., Al igual que en posponer un artículo, presentar un artículo requiere que un director de la Junta apoye la moción y la junta debe votar para presentar el artículo.

un experto presidente de la junta o facilitador sabrá cuándo es el momento de terminar la discusión y llevarla a votación. En el momento apropiado, es apropiado que el presidente de la Junta «haga la pregunta», lo que indica a la junta que alguien se mueva para llamar a una votación sobre la pregunta. La moción de votación debe señalar un segundo sobre la moción, y una llamada para la votación. Si dos tercios de la Junta vota a favor de la pregunta, se aprueba.,

Cuando todos los temas del programa han sido discutidos, un miembro de la Junta hace una moción para levantar la sesión. Otro miembro le da un segundo, y el grupo vota sobre si debe terminar la reunión.

Hay muchos más tipos de movimientos y una larga lista de reglas sobre cómo manejarlos. Los miembros de la junta no necesitan memorizar cada detalle de las reglas. La mayoría de las juntas tienen una copia de las reglas de orden de Robert a mano durante las reuniones en caso de que necesiten buscar algo.

quizás una de las partes más difíciles y que consume más tiempo de la planificación de reuniones es desarrollar la agenda y armar el libro de la Junta., Un portal boardeffect board hace que esa parte del proceso sea fácil, con una plantilla electrónica donde las placas pueden agregar elementos en segundos. El programa también les permite adjuntar documentos e informes mediante la adición de enlaces. Un portal para juntas agiliza el proceso de la agenda, ahorrando a las juntas mucho tiempo y costos de materiales.

La agenda y las reglas de orden de Robert son herramientas importantes para las reuniones de la junta, que, combinadas con un portal de la Junta, proporcionan los ingredientes necesarios para una reunión de la Junta bien administrada.