Si usted es un joven profesional prometedor o un gerente experimentado, la escritura de correo electrónico es un aspecto vital de la comunicación empresarial. Y gracias a lo que a menudo se ve como los misterios de la gramática inglesa y las sutilezas de la palabra escrita, puede ser una lucha diaria., Eso es especialmente cierto si tienes que motivar a las personas ocupadas a responder o abordar un tema potencialmente delicado. Para escribir un gran Correo electrónico, necesitas saber dos cosas: los errores comunes que debes evitar y las estrategias de siguiente nivel para salir adelante.
pero lo primero es lo primero-tienes que saber cómo se ve un gran Correo electrónico si vas a escribir uno.
Anatomía de un buen correo electrónico
cada correo electrónico que escriba tiene la misma estructura básica: línea de Asunto, saludo, cuerpo del correo electrónico y cierre. Pero como con toda forma escrita de comunicación profesional, hay una manera correcta de hacerlo y estándares que deben seguirse., He aquí cómo escribir un correo electrónico adecuado:
1línea de asunto
la línea de asunto podría ser la parte más importante del correo electrónico, aunque a menudo se pasa por alto a favor del cuerpo del correo electrónico. Pero si estás enviando correos electrónicos en frío a alguien, o simplemente estableciendo una relación profesional, tu línea de asunto puede atraer a las personas a abrir el mensaje, así como establecer expectativas sobre lo que se incluye. Por otro lado, una línea de asunto mal elaborada o genérica (como «Hola» o «no quieres perderte esos») puede disuadir al lector y hacer que tu correo electrónico caiga en la carpeta de spam.,
«dedique el doble de tiempo a elaborar la línea de asunto correcta como lo hace en el porque si no abren el correo electrónico, no importa», dice Cole Schafer, fundador y jefe de copias de Honey Copy.
2Openers
en la mayoría de las situaciones de escritura de correo electrónico, querrá incluir un saludo rápido para reconocer al lector antes de sumergirse en su mensaje o solicitud principal.
la excepción: cuando estás en una cadena de correo electrónico con colegas cercanos, a menudo se vuelve más natural dejar caer el abridor (así como el cierre)., Aunque inicialmente puede parecer un paso en falso, señala una mejor relación profesional.
3Body
el cuerpo de un correo electrónico es la carne de su mensaje, y debe tener un propósito claro y específico, como obtener comentarios sobre una presentación o organizar una reunión con un nuevo cliente. También debe ser conciso. De esa manera, la gente estará más inclinada a leerlo, en lugar de escamotearlo y arriesgarse a perder información crítica. Si puedes, redúzcalo a unas pocas frases de elección.
y para los correos electrónicos que requieren más longitud y detalle, manténgalo lo más enfocado posible., «Nadie quiere recibir una novela. Desea mantener entre tres, cuatro, o cinco líneas de texto,» dice Schafer.
4Closings
así como quieres comenzar las cosas con el pie derecho con tu saludo, también quieres separarte bien. Eso significa escribir una firma amistosa. Y hay muchas opciones para elegir.,
por ejemplo, aquí hay 12 cierres comunes y profesionales que los usuarios de Grammarly eligieron en un día determinado:
usted querrá elegir un cierre que se sienta genuino para su personalidad y adaptarlo a la relación para garantizar un nivel adecuado de profesionalismo. Por otro lado, los cierres comunes como «amor», «enviado desde iphone» o «thx», pueden ser mejor dejados sin usar en correos electrónicos profesionales.
Puede agregar cualquier palabra a su Diccionario Personal.
¿Qué palabras añadirás? #cleanwritinghttps: / / t.,Grammarly Grammarly (@Grammarly) September 18, 2018
errores comunes de escritura de correo electrónico (y qué hacer en su lugar)
así como cada correo electrónico es una oportunidad para el crecimiento profesional, también existe el potencial de caer en malos hábitos comunes de escritura de correo electrónico., Aquí hay ocho errores a evitar:
1comas Oxford necesarias
La Coma Oxford puede ser un tanto polarizante cuando se piensa en cómo escribir un correo electrónico adecuado, dependiendo de qué guía de estilo se utiliza para las comunicaciones profesionales en su industria —por lo general, o bien es rechazada o aclamada como una herramienta para la aclaración. De cualquier manera, mucha gente tiene fuertes opiniones al respecto. Pero dejarlos fuera puede llevar a confusión, dependiendo de la oración.
Al igual que un matrimonio saludable, el estilo AP requiere una comunicación clara.,También creemos en el valor del compromiso. Así que como recordatorio, El Libro de estilo no prohíbe todas las comas de Oxford. Si omitir una coma puede llevar a confusión o mala interpretación, entonces use la coma. https://t.co/vGsuRrwpQW
— AP Stylebook (@APStylebook) August 15, 2018
Qué hacer en su lugar: aunque la coma Oxford puede no ser adecuada en ciertos contextos, generalmente es una buena idea usarlas en correos electrónicos. Esto se debe a que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y evitar problemas de comunicación, confusión e incluso problemas legales.,
2Hedging
Los usuarios Grammarly saben que cuando se trata de cobertura, es mejor omitirla que dejarla, especialmente en los correos electrónicos. Y si te preocupa parecer descortés, no lo seas: contrariamente a la creencia popular, el lenguaje de cobertura te hace parecer menos seguro, lo que en última instancia puede socavar tu escritura.
Qué hacer en su lugar: indique su idea u opinión, luego explique el «por qué» detrás de su razonamiento. De esa manera, usted será mejor comprendido y su brillantez puede brillar a través.,
3 copia extremadamente larga y/o poco clara
¿leería un correo electrónico que tuviera 1.000 palabras? Probablemente no-la mayoría de la gente hojea correos electrónicos que están en el lado largo. Y si agregas frases difíciles de seguir o mensajes mixtos a tu borrador, es aún menos probable que obtengas una respuesta satisfactoria. (O cualquier respuesta.)
» Tengo un montón de que son solo estos enormes bloques de texto. Y entiendo por qué hacen eso, así que tienes suficientes detalles. Pero es muy difícil de leer y no voy a leerlo todo», dice Kat Boogaard, una escritora independiente con sede en Wisconsin.,
Qué hacer en su lugar: manténgalo conciso y concéntrese en el asunto en cuestión. Luego termina con una llamada a la acción, una fecha de respuesta solicitada y deja en claro que estás abierto a preguntas y seguimientos (si ese es el caso).
4 ser demasiado casual (o formal)
dependiendo de sus circunstancias, vacilar demasiado hacia el lado informal o formal de la escritura puede ser un paso en falso. Ser demasiado casual a menudo se ve como un error de novato, pero el lenguaje rígido y formal también puede ser perjudicial para su mensaje.,
Qué hacer en su lugar: para lograr el equilibrio perfecto entre lo formal y lo casual, la clave está en pensar en la relación entre usted y el destinatario y tomar señales sociales a medida que avanza su comunicación.
«quieres ver lo que otra persona está haciendo y participar, seguir el juego, reconocer la forma en que se desarrolla la comunicación y la forma en que se desarrollan las expectativas en una relación», dice Dan Post Senning, un experto en etiqueta en el Instituto Emily Post.,
» tenga cuidado en las nuevas relaciones. El uso inteligente de emoticonos en correos electrónicos puede ayudarle a ser más entendido. Al mismo tiempo, mucha gente lo leerá como poco profesional, así que hasta que hayas establecido esa relación, debes tener cuidado con cómo la usas. Tenga cuidado y piense en ello», dice Post Senning.
5Cliches
no todos los clichés de correo electrónico son pecados capitales., Ciertos aspectos de sus correos electrónicos están obligados a ser un poco formalista. Después de todo, la mayoría de los correos electrónicos tienen la misma estructura básica, y hay frases que puede usar para garantizar la claridad o cubrir sus bases. Pero si vas a repetir frases, asegúrate de que tengan un propósito claro.
Como dice Kiera Wright-Ruiz, gerente de redes sociales de Google Local Guides, «a pesar de que siempre repito, ‘por favor, hágamelo saber si tiene alguna pregunta’, en realidad quiero saber si tienen preguntas.,»
sin embargo, la mayoría de las veces, querrás editar clichés siempre que sea posible, ya que pueden hacer que la gente se desconecte. Estos son los siete principales a evitar:
método: buscamos términos utilizados por usuarios Grammarly basados en nuestros artículos de blog más populares.
Qué hacer en su lugar: intente leer el borrador de los clichés, el tono y la voz para comunicar más eficazmente su mensaje mientras mantiene al lector involucrado. Pregúntate: si tu jefe (o mamá) lee este correo electrónico, ¿estarías contento con él? Si la respuesta es sí, entonces estás en el camino correcto.,
6Repetition
Las personas a menudo repiten palabras dentro del mismo párrafo, dos veces en dos oraciones, o simplemente demasiado juntas para pasar desapercibidas. Si bien no es la peor ofensa, es otra cosa que puede hacer que un lector se desconecte.
Aquí están las palabras que más se repiten para evitar:
Qué hacer en su lugar: intente leer su borrador en voz alta, utilizando la función de texto a voz en su teléfono, o ejecutarlo por un colega antes de enviarlo. Grammarly también puede ayudarte a captar estas palabras repetidas o usadas en exceso.,
7enguaje robótico
El Correo electrónico puede ser un descendiente de snail mail, pero eso no significa que tus mensajes deban sonar como una versión antigua de ti mismo. De hecho, los correos electrónicos deben sonar como la persona que los está escribiendo. Así que usar frases que suenen como algo sacado de una novela victoriana no es el mejor movimiento si quieres conectar con el lector.
» seamos sinceros: nadie quiere leer un libro de texto universitario. Quieres leer un blog o un artículo o una conversación real. Son una persona, no un robot., Por lo tanto, use un lenguaje que suene como algo que diría si estuviera sentado en una cafetería», dice copy chief Schafer.
Qué hacer en su lugar: puedes obtener un efecto más natural fingiendo que estás escribiendo a un amigo o teniendo una conversación con un conocido amigable. Por ejemplo, probablemente no dirías algo como» saludos «y» espero que el clima sea justo donde estás » Si te encontraras con alguien para tomar un café. Dirías algo como, «Hola» y » gracias de nuevo por tu tiempo.»
8ouso de signos de exclamación!
El entusiasmo es genial., Pero en ciertos contextos, el uso excesivo de signos de exclamación puede hacer más daño que bien. Esto es especialmente cierto si estás forjando una nueva relación o contactando a alguien fuera de tu empresa. Usted es, después de todo, un representante de su trabajo cuando utiliza una dirección de correo electrónico de la empresa. Pero a la gente le encantan los signos de exclamación, y todavía son algo en lo que muchas personas confían para transmitir un tono positivo.,
por ejemplo, aquí están las oraciones y palabras más comunes que las personas usan con signos de exclamación en los correos electrónicos:
Qué hacer en su lugar: después de haber escrito su borrador, haga una búsqueda rápida de signos de exclamación y use su juicio para determinar cuáles (si los hay) mantener en función de su relación con el destinatario. Como regla general, trate de mantenerlo a uno o dos por correo electrónico con colegas.
hoy Nos sentimos agradecidos.
agradecido de que una superestrella de contenido como @ MarketingProfs use Grammarly., #Grammarly Grammarly (@Grammarly) September 28, 2018
la escritura de correo electrónico de siguiente nivel se mueve
Una vez que tenga el formato de correo electrónico adecuado y sepa qué errores debe evitar, es hora de centrarse en hacer que sus borradores se destaquen de la miríada de correos electrónicos la mayoría de la gente recibe todos los días. Aquí hay cuatro estrategias para llevar la tuya al siguiente nivel:
piensa positivo
enviar un correo electrónico que sea remotamente negativo, o incluso neutral, puede ponerte en un lugar difícil., Y como con cualquier comunicación escrita, puede haber espacio para la mala interpretación.
«En ausencia de otra información, nuestra interpretación a menudo es negativa», explica el experto en comunicación y etiqueta Post Senning. «Cuando estás hablando de comunicación negativa, eres la información que es el tono de voz, el brillo en tus ojos, el buen humor con el que pretendes algo o incluso el genuino cuidado o preocupación con el que estás ofreciendo crítica. Así que ten mucho cuidado. Cuando algo se lee como negativo para ti, probablemente se vea aún más negativo para otra persona.,»
golpea el tono correcto
no querrás recibir un correo electrónico que diga «querido» o que haga referencia a tu trabajo en Relaciones Públicas cuando realmente estás en ventas, porque demostraría inmediatamente que el remitente te está enviando un correo electrónico masivo o que no hizo la investigación adecuada y encontró el contacto correcto. Del mismo modo, querrás asegurarte de que cada correo electrónico que envíes tenga un tono diseñado específicamente para el destinatario y que lo estés enviando a la persona adecuada.,
por lo tanto, aunque puede ser tentador usar plantillas, es importante personalizarlas y tener en cuenta el estilo de comunicación del destinatario antes de enviar. Para lograr esto, una búsqueda rápida en Google o un vistazo al feed de LinkedIn o Twitter del destinatario puede hacer maravillas.
antes de enviar, intenta ponerte en el lugar del destinatario para comprobar el tono y el contenido. Y si tienes dificultades para leer tu propio tono en el correo electrónico, el detector de tonos de Grammarly puede ayudarte a determinar cómo suenas a tu destinatario.,
seguimiento—a tiempo
si estás enviando un correo electrónico, es probable que estés buscando una respuesta oportuna. Pero con las grandes cantidades de correos electrónicos que la mayoría de las personas ordenan cada día, las cosas pueden terminar perdiéndose. Como regla general, un mensaje de seguimiento nunca debe venir menos de veinticuatro horas después de enviar el correo electrónico inicial.
En otras palabras: no sea la persona que envía una solicitud de seguimiento dos horas después del envío. En casos extremos, ese tipo de comportamiento puede incluso bloquearte., «Cuando te tomas más tiempo y realmente te preocupas por la persona al otro lado del correo electrónico, inmediatamente verás una tasa de respuesta mucho más alta. Tuve que aprender eso de la manera difícil», dice el jefe de copias Schafer.
Haz que sea fácil para los ojos
La mayoría de los mensajes que envíes probablemente serán más cortos, lo que es ideal para respuestas rápidas y hacer las cosas. Pero para correos electrónicos Más largos, la escaneabilidad es el nombre del juego. Es entonces cuando cosas como la fuente en negrita, viñetas, oraciones subrayadas y una sección TL;DR (demasiado larga, no leyó) son útiles.,
hay muchos factores a tener en cuenta al redactar un correo electrónico, y hay un amplio margen de error. Pero después de todo está dicho y hecho, no se trata de la perfección. Se trata de una comunicación efectiva.
«creo que la gente siente esta presión de que necesitas ser este comunicador perfecto con este enorme vocabulario y estas oraciones perfectamente estructuradas. Y no se si ese es siempre el caso porque solo son dos personas, comunicándose», dice el escritor independiente Boogaard.
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